# Как сохранить одну согласованную версию документа

Подготовлено 16 сентября 2026 года. Учебные примеры не описывают клиентов или результаты внедрения.

Назначьте систему, в которой хранится контрольная версия, и связывайте каждое решение с её идентификатором. Новую редакцию регистрируйте отдельно с описанием изменения. В переписке передавайте ссылку на нужную версию, а перед отправкой проверяйте, что согласован именно этот файл.

## Назначьте источник контрольного файла

Определите, где участники находят версию для проверки. Это может быть карточка документа в действующей системе. Важна не конкретная папка, а однозначное правило получения файла и проверки его идентификатора.

Если документы передаются между системами, зафиксируйте владельца оригинала, способ передачи и возвращаемый статус. Наличие API ещё не означает, что обмен уже настроен и корректно обрабатывает повторные события.

## Регистрируйте изменение отдельно

Для новой редакции сохраняйте автора загрузки, дату, основание изменения и связь с предыдущей. Одновременное редактирование в нескольких копиях требует явного решения, какая редакция становится контрольной.

Учебный пример. После замечания инициатор загрузил v2, но в письме осталась v1. Согласующий получает ссылку на v2 и видит, чем она заменяет предыдущую. Решение по v1 остаётся в истории и не переносится автоматически.

- Идентификатор документа и редакции
- Основание изменения и предыдущая версия
- Статус проверки новой редакции
- Версия, к которой относится итоговое решение

## Проверьте файл перед передачей

Перед отправкой контрагенту или во внешнюю систему сопоставьте идентификатор согласованной версии с передаваемым файлом. Проверьте набор приложений и их редакции. Название «финал» не заменяет эту проверку.

Если после решения изменился файл, обработайте его как новую редакцию по установленному правилу. Проверка контрольной суммы может помочь технической сверке, но порядок обмена и права на изменение также должны быть определены.

## Проверьте два исключения на пилоте

Первое исключение связано с одновременной загрузкой двух редакций. Второе возникает, когда новая версия появляется после завершения согласования. Участники должны понимать, какой файл действует и какое решение требуется повторить.

АА.Докс связывает версии, роли и журнал процесса. Конкретные способы редактирования, хранения оригинала и обмена с внешними системами проверяются для выбранного контура. Шаблон ниже помогает описать это правило до настройки.

## Рабочая таблица

Откройте файл edinaya-versiya-dokumenta.csv в табличном редакторе с кодировкой UTF-8 и разделителем запятая. Строки ДЕМО содержат учебные значения. Замените их данными своего процесса в разрешённой рабочей среде. Не отправляйте заполненную таблицу в публичные формы.

## Материалы по теме

- [Возврат на доработку](https://aadocs.ru/gayd/vozvrat-dogovora-na-dorabotku)
- [Внедрение без замены систем](https://aadocs.ru/gayd/vnedrenie-edo-bez-zameny-sistem)
- [Общий маршрут документа](https://aadocs.ru/gayd/marshrutizatsiya-dokumentov)

Материал описывает проектную методику. Полномочия и правила для конкретной компании определяет её ответственная команда.