Как сохранить одну согласованную версию документа

Определите, где участники находят версию для проверки. Это может быть карточка документа в действующей системе. Важна не конкретная папка, а однозначное правило получения файла и проверки его идентификатора.

Если документы передаются между системами, зафиксируйте владельца оригинала, способ передачи и возвращаемый статус. Наличие API ещё не означает, что обмен уже настроен и корректно обрабатывает повторные события.

Для новой редакции сохраняйте автора загрузки, дату, основание изменения и связь с предыдущей. Одновременное редактирование в нескольких копиях требует явного решения, какая редакция становится контрольной.

Учебный пример. После замечания инициатор загрузил v2, но в письме осталась v1. Согласующий получает ссылку на v2 и видит, чем она заменяет предыдущую. Решение по v1 остаётся в истории и не переносится автоматически.

Перед отправкой контрагенту или во внешнюю систему сопоставьте идентификатор согласованной версии с передаваемым файлом. Проверьте набор приложений и их редакции. Название «финал» не заменяет эту проверку.

Если после решения изменился файл, обработайте его как новую редакцию по установленному правилу. Проверка контрольной суммы может помочь технической сверке, но порядок обмена и права на изменение также должны быть определены.

Первое исключение связано с одновременной загрузкой двух редакций. Второе возникает, когда новая версия появляется после завершения согласования. Участники должны понимать, какой файл действует и какое решение требуется повторить.

АА.Докс связывает версии, роли и журнал процесса. Конкретные способы редактирования, хранения оригинала и обмена с внешними системами проверяются для выбранного контура. Шаблон ниже помогает описать это правило до настройки.