Что делать, если не хватает закрывающих документов

Состав закрывающих зависит от предмета договора, этапа и правил компании. Сначала выпишите документы и подтверждения, которые нужны именно для рассматриваемого события. Универсального списка, подходящего всем сделкам, в этом шаблоне нет.

Отметьте идентификатор договора, период или этап, версию спецификации и результат, который предъявлен к приёмке. Одинаковое название файла не означает, что он относится к нужному периоду.

Для каждого элемента укажите, получен ли он, относится ли к нужному делу и хватает ли данных для проверки. Разделите отсутствие файла, неверную редакцию, неполное содержание и обнаруженное расхождение.

Учебный пример. Исполнитель передал акт за этап, но предусмотренный комплектом отчёт не приложен. В реестре акт отмечен как полученный, отчёт как отсутствующий. Вопрос о результате работ ещё требует решения ответственной роли.

Запрос должен называть недостающий документ, дело, период и требуемое содержание. Вместо общего «пришлите закрывающие» сформулируйте, какой файл нужен для продолжения проверки.

Назначьте владельца запроса и контрольный срок. После поступления файла закройте запрос с датой и ссылкой на материал. Если требование изменилось, сохраните основание изменения и решение уполномоченной роли.

Полнота комплекта, фактическая приёмка и готовность к следующему финансовому действию могут быть разными этапами. Опишите их границы в маршруте и права каждой роли. Поступление последнего файла само по себе не является решением о качестве результата.

В АА.Докс можно вести связанный комплект, замечания и решения в одном процессе. Для пилота проверьте полный комплект, отсутствие приложения и несоответствие периода на тестовых документах. Требования конкретного договора оценивает ответственная команда.